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Birgit Priklopil Steuerberatung GmbH
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Archives for Personal

Barauszahlung Löhne/Gehälter

In den meisten Unternehmen ist es gängige Praxis, dass die Auszahlung der monatlichen Löhne bzw. Gehälter einfach per Banküberweisung auf das vom Mitarbeiter bekanntgegebenen Bankkonto erfolgt. Als Unternehmer sind Sie jedoch auch berechtigt, die Löhne bzw. Gehälter für Ihre Mitarbeiter bar auszuzahlen. Hierbei gibt es jedoch einige Besonderheiten, welche ich an dieser Stelle kurz anführen möchte.

Barauszahlung – Besonderheiten

Sollten Sie sich dazu entscheiden, die Löhne bzw. Gehälter an Ihre Mitarbeiter bar auszubezahlen, sollten Sie die Barauszahlung unbedingt auf den monatlichen Lohnzetteln vermerken und von Ihren Mitarbeitern den Erhalt durch Unterschrift unter dem Vermerk bestätigen lassen.

Außerdem sollten Sie nicht vergessen, die Barauszahlung der Löhne anschließend in Ihrem Kassabuch einzutragen, damit der Kassastand monatlich stets korrekt ist.

Achtung: Barzahlungsverbot in Baubranche!!

Seit 1.1.2016 dürfen Arbeitnehmer, die zur Erbringung von Bauleistungen beschäftigt werden, ihren Arbeitslohn nicht mehr in bar ausbezahlt bekommen. Das Verbot trifft nicht nur den Unternehmer, sondern auch den Arbeitnehmer, da auch die Entgegennahme des Arbeitslohnes in bar verboten ist. Bei Verstoß gegen das Barzahlungsverbot drohen Geldstrafen bis zu € 5.000,-.

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URLAUBSRECHT

Der Urlaub in Österreich wird im Urlaubsgesetz (UrlG) geregelt. Dieses Bundesgesetz gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis auf einem privatrechtlichen Vertrag beruht (auch für leitende Angestellte und Lehrlinge). Sonderregeln bestehen u.a. für Arbeiter in der Bauwirtschaft (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz), Heimarbeiter (Heimarbeitsgesetz) und für Dienstverhältnisse zum Bund, zu Ländern und zu Gemeinden. Daneben sind auch Regelungen in den jeweiligen Kollektivverträgen zu beachten. Freie Dienstnehmer haben hingegen keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Wichtige Regelungen im UrlG

Urlaubsentgelt

Auch wenn keine Arbeitsleistung erbracht wird, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts (Urlaubsentgelt) während des Urlaubs. Das Urlaubsentgelt ist vom Urlaubszuschuss (13. Gehalt), welcher in vielen Kollektivverträgen als Sonderzahlung geregelt ist, zu unterscheiden.

Höhe des Urlaubsanspruchs

Arbeitnehmern haben einen Anspruch auf bezahlten Urlaub im Ausmaß von 5 Wochen (30 Werktage bzw. 25 Arbeitstage – abhängig von der Anzahl an Arbeitstagen pro Woche). Ab dem 26. Dienstjahr erhöht sich das Urlaubsausmaß auf 6 Wochen (36 Werktage bzw. 30 Arbeitstage).

Entstehung des Urlaubsanspruches

Grundsätzlich entsteht der Anspruch auf Urlaub in den ersten 6 Monaten des ersten Arbeitsjahres aliquot, also im Verhältnis zur zurückgelegten Dienstzeit. Nach Ablauf der 6 Monate entsteht der Urlaubsanspruch in voller Höhe. Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der gesamte Urlaub mit Beginn des Arbeitsjahres, also mit dem ersten Tag des zweiten Arbeitsjahres.

Urlaub für Teilzeitbeschäftigte

Für Teilzeitbeschäftigte richtet sich der zustehende Urlaubsanspruch nach dem Verhältnis zur jährlich zu leistenden Arbeit. Der gesetzliche Urlaubsanspruch muss dabei von Werktagen auf tatsächlich geleistete betriebliche Arbeitstage umgerechnet werden.

Es ergibt sich bei

  • 1-Tage-Woche: ein Urlaubsanspruch von 5 Arbeitstagen pro Jahr
  • 2-Tage-Woche: ein Urlaubsanspruch von 10 Arbeitstagen pro Jahr
  • 3-Tage-Woche: ein Urlaubsanspruch von 15 Arbeitstagen pro Jahr
  • 4-Tage-Woche: ein Urlaubsanspruch von 20 Arbeitstagen pro Jahr
  • 5-Tage-Woche: ein Urlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen pro Jahr

Urlaubsantritt und Urlaubsverbrauch

Der Urlaubsantrittstermin sowie die Dauer des Urlaubs sind stets zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer formlos zu vereinbaren. Grundsätzlich ist die Urlaubsvereinbarung so zu handhaben, dass der Urlaub während des Urlaubsjahres, in dem der Anspruch entstanden ist, verbraucht werden kann.  Dabei sind sowohl die betrieblichen Interessen als auch die Erholungsinteressen des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Arbeitnehmer können vom Arbeitgeber jedoch nicht einseitig auf Urlaub geschickt werden. Umgekehrt darf auch der Arbeitnehmer nicht eigenmächtig, ohne Genehmigung von Arbeitgeberseite seinen Urlaub antreten (dies wäre sogar ein Entlassungsgrund).

Verjährung des Urlaubsanspruchs

Die Verjährungsfrist laut Urlaubsrecht beginnt mit dem Ende des Urlaubsjahres, in welchem der Urlaub entstanden ist und endet zwei Jahre später. Nach Ablauf dieser Frist kann der Urlaub nicht mehr in Anspruch genommen werden. Im Falle der Inanspruchnahme einer Karenz verlängert sich diese Frist um den Zeitraum der Karenz.

Krankheit während des Urlaubs

Wenn ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs erkrankt, werden diese Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf das Urlaubsausmaß angerechnet, sofern die Erkrankung länger als drei Kalendertage dauert. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber jedoch umgehend, die Krankheit mitteilen und diese bei Wiedereintritt des Dienstes auch z.B. durch ärztliches Attest nachweisen.

Urlaubsersatzleistung

Wenn ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs erkrankt, werden diese Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf das Urlaubsausmaß angerechnet, sofern die Erkrankung länger als drei Kalendertage dauert. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber jedoch umgehend, die Krankheit mitteilen und diese bei Wiedereintritt des Dienstes auch z.B. durch ärztliches Attest nachweisen.

Urlaubsaufzeichnung

Wird das Arbeitsverhältnis beendet und ist noch Urlaub offen, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf sog. Urlaubsersatzleistung. Damit wird der nicht verbrauchte Urlaub abgegolten. Es gilt jedoch zu beachten, dass durch die Auszahlung der Urlaubsersatzleistung das Dienstverhältnis für diesen Zeitraum weiterhin besteht und in weiterer Folge der Dienstnehmer keinen Anspruch auf AMS-Bezug für diesen Zeitraum hat.

Der Arbeitgeber hat die Pflicht für jeden Arbeitnehmer Aufzeichnungen über den Urlaub zu führen. Unterbleibt diese Aufzeichnung, droht eine Verwaltungsstrafe. Aus diesen Aufzeichnungen müssen folgende Informationen hervorgehen:

  • Zeitpunkt des Dienstantrittes, angerechnete Dienstzeiten, Dauer des Urlaubsanspruches
  • Zeit, in der der Urlaub in Anspruch genommen wurde
  • Urlaubsentgelt und Zeitpunkt der Auszahlung

Wenn diese Angaben aus sonstigen Aufzeichnungen hervorgehen, muss die Urlaubsaufzeichnung nicht gesondert geführt werden.

Urlaubsablöse

Die Auszahlung von Urlaub ist gesetzlich verboten, weil sie dem Erholungszweck des Urlaubs widerspricht. In der Praxis sind Urlaubsablösen jedoch durchaus beliebt, da es keine Verwaltungsstrafsanktionen gibt.

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Steuerfreie Gesundheitsförderung für Mitarbeiter

Ausgaben eines Unternehmens zugunsten seiner Mitarbeiter gelten grundsätzlich als steuerpflichtige Geld- oder Sachbezüge und führen in weiterer Folge zu einer Steuerbelastung beim Mitarbeiter. Unter gewissen Voraussetzungen können Sie Ihren Mitarbeitern jedoch gesundheitsfördernde Maßnahmen steuer- und beitragsfrei anbieten.

 

Voraussetzungen:

 

Steuerlich gefördert werden grundsätzlich Ausgaben des Unternehmens

  • zur zielgerichteten und wirkungsorientierten Gesundheitsförderung und
  • zur Prävention von Krankheiten,

soweit die Maßnahmen vom Leistungsangebot der gesetzlichen Krankenversicherung umfasst sind.

 

Das bedeutet, damit die Ausgaben steuerlich gefördert werden, muss ein im Vorhinein definiertes Ziel verfolgt werden (z.B. Raucherstopp), die Wirksamkeit der Maßnahme muss wissenschaftlich belegt sein und durch eine zur Ausführung qualifizierten und berechtigten Person (z.B. Arzt) erbracht werden. Weiters muss die Maßnahme entweder allen Mitarbeitern im Unternehmen oder bestimmten Gruppen (z.B. allen kaufmännischen Mitarbeitern) angeboten werden.

 

Konkret geförderte Maßnahmen:

Ernährung

Die Maßnahmen müssen der Vermeidung von Mangel- und Fehlernährung sowie der Vermeidung und Reduktion von Übergewicht dienen und von Ernährungswissenschaftlern, Diätologen oder Ärzten durchgeführt werden.

 

Raucherentwöhnung

Die Maßnahmen müssen langfristig auf Raucherstopp abzielen und von Gesundheitspsychologen und Ärzten mit entsprechender Zusatzausbildung durchgeführt werden.

 

Bewegung

Die Maßnahmen müssen auf Umsetzung der nationalen Bewegungsempfehlungen sowie Reduktion von Erkrankungsrisiken abzielen und von Sportwissenschaftlern, Physiotherapeuten bzw. Ärzten mit entsprechender Zusatzausbildung durchgeführt werden.

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Arbeitszeitaufzeichnungen

Bei den letzten Prüfungen vom Arbeitsinspektorat und der Krankenkasse ist das Thema Arbeitszeitaufzeichnungen immer heißer geworden. Unternehmer, welche die Aufzeichnung nicht, oder unvollständig führen, sind eindeutig in Beweisnotstand. Aber alleine das Führen von Aufzeichnungen ist nicht ausreichend, es müssen die gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf die Arbeitszeiten auch streng eingehalten werden. Da hier jeder Kollektivvertrag eine eigenen Regelung vorsieht, sollte dies immer mit der Personalverrechnung abgeklärt werden.

 

Pflicht zur Aufzeichnung

Sie sind als Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet, die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu führen. Diese Aufzeichnung muss neben der Tagesarbeitszeit auch die Ruhezeiten und die Art der Tätigkeit enthalten.

Mit einer entsprechenden Vereinbarung ist es erlaubt, dass die Arbeitnehmer die Arbeitszeitaufzeichnungen selbst führen. Auch in diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen laufend überprüfen und sich die Aufzeichnung von seinen Mitarbeitern aushändigen lassen.

Sind in einem Betrieb die Pausen fix vorgegeben (z.B. das Schließen eines Geschäftslokales während der Mittagszeit), dann müssen diese in den Aufzeichnungen nicht täglich eingetragen werden.

Arbeitnehmer haben zudem einmal im Monat das Recht auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen ist jeweils drei Jahre.

 

Mein Tipp

Die Pflicht zur Aufzeichnung kann entfallen, wenn fixe Arbeitszeiten schriftlich mit den Arbeitnehmern vereinbart wurden. Das ist zum Beispiel bei mir im Büro der Fall, wo meine Mitarbeiter Woche für Woche immer zu den gleichen Zeiten im Büro sind.

 

Für sämtliche Fragen zum Thema Arbeitsrecht steht Ihnen wie gewohnt unsere Lohnverrechnungsabteilung zur Verfügung. Seit 1. September gibt es in unserer Kanzlei auch einen Spezialisten, Herrn Mag. Moser Msc, für Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Sollten Sie daher Fragen zu Arbeitszeitaufzeichnungen, ein Muster für die Aufzeichnung benötigen, oder anderen Personalthemen haben, dann steht Ihnen das Team der Birgit Priklopil Steuerberatung GmvH jederzeit gerne unter +43 680 50 39 547 zur Verfügung.

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