Mit der fortschreitenden Digitalisierung haben viele Unternehmer bereits auf die digitale Buchhaltung umgestellt. Dadurch ergeben sich aber auch Fragen zur Aufbewahrungspflicht und der Vernichtung von Papierbelegen.
Daher möchten wir Sie hiermit über die steuerlichen und unternehmensrechtlichen Erfordernisse der digitalen Archivierung und allfälligen Vernichtung von Originaldokumenten informieren.
Korrekte Archivierung digitaler Belege
Wenn Sie Ihre Belege rein digital aufbewahren möchten, sollten Sie sicherstellen, dass eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist = revisionssichere Archivierung.
Die Speicherung auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist hierfür jedoch nicht zulässig, da dabei Dateien im Nachhinein geändert oder gelöscht werden können. Ein revisionssicheres Archiv kann nur auf einem einmal beschreibbaren Datenträger (CD-R, DVD-R, Blu-ray, WORM) oder mit einer speziellen Cloudlösung erfolgen.
Wenn Sie bereits Ihre Buchhaltung digital bei uns abwickeln, werden Ihre digitalen Belege auch in unserer Kanzlei gespeichert.
Falls Sie Ihre Belege digitalisiert haben und überlegen, Ihre Papierbelege und Originaldokumente zu vernichten, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie zumindest wichtige Verträge und rechtlich relevante Unterlagen weiterhin im Original aufheben sollten. Kopien bewahren wir gerne für Sie in unserer Kanzlei auf. Im Rechtsfall kann jedoch eine Kopie eines Originaldokuments vom Gericht als für nicht ausreichend erachtet werden.
Generell empfehlen wir Ihnen, laufende Belege erst nach Ablauf der 7-Jahre-Aufbewahrungspflicht zu vernichten. Sind Ihre Originalbelege bis dato bei uns archiviert, kümmern wir uns um eine ordnungsgemäße Entsorgung. Wenn die Belege bei Ihnen sind, dann würden wir Ihnen jedenfalls empfehlen, ein professionelles Unternehmen zu beauftragen Ihre Belege zu vernichten.
Vernichtung von Papierbelegen
Unser Tipp:
Beachten Sie auch bei der digitalen Belegaufbewahrung die geltenden Aufbewahrungsfristen. Neben der gängigen 7-Jahres-Frist gibt es für bestimmte Unterlagen und Aufzeichnungen auch längere Fristen. Wir empfehlen Ihnen, wichtige Verträge und Originalunterlagen auch nach den Verjährungsfristen aufzubewahren, um sich im Fall des Falles absichern zu können.
