Geschäftsreisen – Voraussetzungen und wie sich diese steuerlich auswirken

Bei betrieblich veranlassten Reisen (Geschäftsreisen) können Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen Fahrtkosten oder Kilometergelder, sowie Tagesgelder und Nächtigungsaufwendungen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Zusammenfassung über die derzeitigen Voraussetzungen.

Fahrtkosten und Kilometergeld

In die Kategorie Fahrtkosten fallen einerseits Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Flugzeug, etc.), andererseits aber auch Aufwendungen für ein Kraftfahrzeug, wenn es dauernd zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke genutzt wird.

Für ein betriebliches Fahrzeug können sämtliche mit dem KFZ zusammenhängende Kosten (Abschreibung, Treibstoff, Versicherung, Service/Instandhaltung, etc.) als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, soweit sie durch Belege nachgewiesen sind. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, ist davon der Privatanteil abzuziehen. Dieser ist am besten durch ein Fahrtenbuch nachzuweisen. Alternativ können in diesem Fall auch die laufend betrieblich gefahrenen Kilometer über das “amtliche Kilometergeld“ abgerechnet werden.

Wenn die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges weniger als 50% beträgt und somit das Fahrzeug nicht zum Betriebsvermögen zählt, gibt es nur die Variante, das Kilometergeld für betrieblich bedingte Fahrten geltend gemacht werden.

Mein Tipp:

Führen Sie auf jeden Fall ein Fahrtenbuch über Ihre beruflich veranlassten Reisen mit dem PKW. Das Fahrtenbuch sollte folgende Informationen beinhalten: Datum, Kilometerstand am Beginn und Ende der Fahrt, Kilometeranzahl, die Fahrtroute und den genauen Zweck der Fahrt.

Diäten

Um Tagesgelder und Nächtigungsaufwendungen steuerlich geltend zu machen, muss es sich um eine betrieblich/beruflich veranlasste Reise handeln. Diese liegt vor, wenn

• sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mehr als 25km von seiner Betriebsstätte entfernt und
• eine Reisedauer von mehr als 3 Stunden vorliegt und
• damit kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Inlandsreisen

Tagesgelder dürfen mit maximal 26,40 Euro pro Tag (24 Stunden) geltend gemacht werden. Wenn eine Reise länger als 3 Stunden dauert, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel von 26,40 Euro (2,20 Euro) abgesetzt werden.

Ein Nächtigungsaufwand kann geltend gemacht werden, wenn eine tatsächliche Nächtigung vorliegt und damit Aufwendungen verbunden sind. Mit belegmäßigen Nachweis können die tatsächlichen Kosten der Nächtigung (inkl. Frühstück), berücksichtigt werden. Hat man keinen solchen Nachweis, können auch ohne Nachweis 15 Euro pro Nächtigung pauschal abgesetzt werden.

Auslandsreise

Anstelle der 26,40 Euro bei den Inlandsreisen – siehe Kasten links – kann bei Auslandsreisen der in der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten für das jeweilige Land vorgesehene Höchstsatz geltend gemacht werden. Das volle Tagesgeld steht dabei für Reisen von  mehr als 11 bis 24 Stunden zu. Auch bei Auslandsreisen, die länger als 3 Stunden dauern, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Auslandtagessatzes herangezogen werden.

Bei Auslandsreisen können  mittels Rechnung die tatsächlichen Nächtigungskosten (inkl. Frühstück) geltend gemacht werden. Ohne Belegnachweis kann der jeweilige in der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten für das jeweilige Land vorgesehene Satz  für Bundesbedienstete pro Nächtigung abgesetzt werden.

Gemischte Reisen

Ab dem Grenzübertritt kommen die jeweiligen Auslandssätze zur Anwendung (Bei grenzüberschreitenden Flugreisen ab dem Abflug!). Von der in Tagen bzw. in Zwölftel umgerechneten Gesamtreisezeit sind die mit den Auslandssätzen verrechneten Tage bzw. Zwölftel abzuziehen und für den verbleibenden Rest steht das Inlandstagesgeld (also 2,20 Euro pro Stunde) zu.

Mein Tipp:

Falls Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und die pauschalen Tagesgelder bei Inlandsreisen geltend machen, können Sie 10% herausrechnen und als Vorsteuer geltend machen. Bei Auslandsreisen ist dies jedoch nicht erlaubt.

Sollten Sie Fragen zur steuerlichen Behandlung von Geschäftsreisen haben, stehe ich Ihnen jederzeit gerne unter +43 680 50 39 547 oder per E-Mail unter birgit.priklopil@priklopil.co.at zur Verfügung.