Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es im Zusammenhang mit den Aufbewahrungspflichten in rechtlicher Hinsicht einiges zu beachten. Die Vorteile digitaler Werkzeuge bei der Ablage von Dokumenten und Unterlagen liegen auf der Hand. Neben Zeit- und Kostenersparnis werden digital gespeicherte Dokumente auch leichter und damit schneller gefunden. Dennoch ist der Verzicht auf Papier nicht ganz so einfach. Nachfolgend möchte ich Ihnen eine kurze Übersicht der gesetzlichen Grundlagen aufzeigen.
Gesetzliche Grundlagen
Nach UGB und BAO ist jedes Unternehmen verpflichtet, relevante Geschäftsunterlagen ab Ende des Kalenderjahres sieben Jahre lange geordnet aufzubewahren. Darüber hinaus sind diese Unterlagen so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenbehörde betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind.
Zu den relevanten Geschäftsunterlagen zählen:
- Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte
- Empfangene Geschäftsbriefe (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen)
- Belege für Buchungen (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Kassabons)
Die Unterlagen dürfen ausdrücklich auf Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der sieben Jahre jederzeit gewährleistet ist.
Weitere Aspekte
Werden Belege gescannt und lediglich auf USB-Sticks, Festplatten oder am Server gespeichert, entspricht dies nicht den Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht.
Mögliche Datenträger, die die Revisionssicherheit erfüllen, sind sogenannte „WORM-Speicher“ (steht für „write once read multiple“) oder Cloud-Lösungen. WORM Speicher sind Datenträger auf welchen Dateien geschrieben werden und danach nicht mehr geändert oder gelöscht werden können.
Um nicht gegen Datenschutzrichtlinien zu verstoßen, ist es aber auch notwendig bestimmte Daten (z.B. private Emails von Mitarbeitern) aus dem Archiv zu löschen.
Personenbezogene Daten, für die zum Zweck der Datenverarbeitung kein Bedarf mehr besteht, müssen gelöscht werden.
