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Birgit Priklopil Steuerberatung GmbH
+43 2172 27 600
birgit.priklopil@priklopil.co.at

Archives for Februar 2019

Ziel der Steuerberatungskanzlei Priklopil 2019+

Was ist Ihr Ziel für das neue Jahr? Unser Ziel ist es, unsere Klienten umfassend, persönlich und so schnell wie möglich mit den richtigen Informationen zu versorgen. Unsere Kanzlei hat aber nicht nur Ziele für das Jahr 2019, sondern weit darüber hinaus.

In einem Visionsworkshop mit dem Unternehmensberater Horst Hochstöger vom Unternehmerkraftwerk (www.unternehmerkraftwerk.com) haben wir im Team angefangen, die Vision der Birgit Priklopil Steuerberatung GmbH zu erarbeiten, sodass alle Mitarbeiter wissen in welche Richtung wir gehen werden. Es war sehr spannend Inputs vom Digitalisierungsexperten Horst Hochstöger zu erhalten und zu erfahren, wohin die digitalen Trends gehen. Da wir uns als junge und dynamische Steuerberatung positioniert haben, werden wir dies auch in Zukunft tun!

 

Wenn wir Sie unterstützen können Ihre Ziele zu erreichen, dann lassen Sie es uns wissen! Neben unserem umfangreichen Portfolio haben wir ein großes Netzwerk an großartigen Unternehmern, die Sie bei jeder Zielerreichung – sei es auf persönlicher oder finanzieller Ebene – unterstützen können.

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Aufbewahrungspflichten

Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es im Zusammenhang mit den Aufbewahrungspflichten in rechtlicher Hinsicht einiges zu beachten. Die Vorteile digitaler Werkzeuge bei der Ablage von Dokumenten und Unterlagen liegen auf der Hand. Neben Zeit- und Kostenersparnis werden digital gespeicherte Dokumente auch leichter und damit schneller gefunden. Dennoch ist der Verzicht auf Papier nicht ganz so einfach. Nachfolgend möchte ich Ihnen eine kurze Übersicht der gesetzlichen Grundlagen aufzeigen.

 

Gesetzliche Grundlagen

Nach UGB und BAO ist jedes Unternehmen verpflichtet, relevante Geschäftsunterlagen ab Ende des Kalenderjahres sieben Jahre lange geordnet aufzubewahren. Darüber hinaus sind diese Unterlagen so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenbehörde betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind.

 

Zu den relevanten Geschäftsunterlagen zählen:

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte
  • Empfangene Geschäftsbriefe (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen)
  • Belege für Buchungen (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Kassabons)

 

Die Unterlagen dürfen ausdrücklich auf Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der sieben Jahre jederzeit gewährleistet ist.

 

Weitere Aspekte

Werden Belege gescannt und lediglich auf USB-Sticks, Festplatten oder am Server gespeichert, entspricht dies nicht den Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht.

Mögliche Datenträger, die die Revisionssicherheit erfüllen, sind sogenannte „WORM-Speicher“ (steht für „write once read multiple“) oder Cloud-Lösungen. WORM Speicher sind Datenträger auf welchen Dateien geschrieben werden und danach nicht mehr geändert oder gelöscht werden können.

Um nicht gegen Datenschutzrichtlinien zu verstoßen, ist es aber auch notwendig bestimmte Daten (z.B. private Emails von Mitarbeitern) aus dem Archiv zu löschen.

Personenbezogene Daten, für die zum Zweck der Datenverarbeitung kein Bedarf mehr besteht, müssen gelöscht werden.

 

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„Geschäftsessen“ aus steuerlicher Sicht

Grundsätzlich besteht in Österreich ein steuerliches Abzugsverbot für Repräsentationsaufwendungen. Eine Ausnahme von diesem Verbot und damit eine steuerliche Absetzbarkeit wird jedoch ermöglicht, wenn ein Nachweis erbracht werden kann, dass es sich um eine werbewirksame Aufwendung handelt und die betriebliche Repräsentationskomponente untergeordnet ist.

 

Voraussetzungen und Nachweis

Damit ein Geschäftsessen bzw. die Bewirtung von Geschäftspartner steuerlich absetzbar ist, muss dieses betrieblich veranlasst sein und eindeutig der Werbung dienen. Unter Werbung versteht man dabei eine Information des Geschäftspartners über das Produkt oder die Leistung.

Da die bloße Glaubhaftmachung für das Vorliegen der genannten Voraussetzungen nicht ausreicht, muss jeweils ein Nachweis erbracht werden, dass ein konkretes Rechtsgeschäft angestrebt oder abgeschlossen wurde bzw. welche Produkt- und Leistungsinformationen dargestellt wurden.

Als Nachweis dient der Beleg des Geschäftsessens, worauf Sie immer auch den Namen des Geschäftspartners sowie das angestrebte Geschäft vermerken sollten.

 

Steuerliche Wirkung

Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und Sie können einen Nachweis darüber erbringen, sind die Essenskosten ertragssteuerrechtlich zur Hälfte (50%) abzugsfähig.

Umsatzsteuerrechtlich besteht diese ertragssteuerliche „Hälfteregelung“ nicht, sodass bei Vorliegen der Voraussetzungen der volle Vorsteuerabzug zusteht.

 

Nicht abzugsfähige Bewirtung

Nicht abzugsfähig sind Bewirtungskosten, wenn die Bewirtung hauptsächlich der Repräsentation gilt.

 

Beispiele:

  • Bewirtung im Haushalt des Steuerpflichtigen
  • Feier zur Betriebseröffnung außerhalb des Betriebs
  • Bewirtung aus persönlichem Anlass z.B. Geburtstag
  • Bewirtung in Form eines Arbeitsessens nach Geschäftsabschluss

 

Mein Hinweis

Reine Repräsentationsaufwendungen sind nicht abzugsfähig! Bitte beachten Sie auch, dass „gemischte Aufwendungen“ aufgrund des Aufteilungsverbots ebenfalls nicht abzugsfähig sind.

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